Ведение кадрового учета — это весь документооборот по людям: прием, переводы, отпуска, больничные, увольнения, приказы, личные карточки, графики и отчетность в СФР. В Томске за это чаще всего отвечает либо сам директор, либо бухгалтер, у которого и без кадров хватает задач. В итоге трудовые договоры переделываются задним числом, приказы теряются в папках, а ЕФС-1 уходит с опозданием. «Бухсфера» забирает кадры на себя: вы согласуете решение в мессенджере, а на выходе получаете готовый подписанный комплект документов и сданные отчеты в срок.
Штрафы за кадровые ошибки выросли и стали регулярными. По статье 5.27 КоАП компанию наказывают на 30 000–50 000 рублей за отсутствие обязательных документов, а за подмену трудового договора гражданско-правовым — уже на 50 000–100 000. При повторной проверке — до 200 000 рублей или дисквалификация директора на срок до трех лет. Отдельная история — воинский учет и ЕФС-1: сведения нужно подавать в жесткие сроки, буквально на следующий рабочий день после приказа. Один пропущенный срок — и ГИТ или военкомат выписывает предписание. Мы закрываем эти риски: проверяем документы по чек-листу ГИТ и держим календарь всех контрольных дат.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Мы не продаем часы консультаций — мы делаем работу целиком и отвечаем за результат. Кадровый учет ведет специалист с профильным опытом, за ним стоят главный бухгалтер и юрист по трудовому праву. Документы готовим в вашей 1С или в облаке «Бухсферы», оригиналы передаем курьером по Томску или в электронном виде с ЭЦП.
- Оформляем прием, перевод, совмещение и увольнение: трудовой договор, приказ, личная карточка Т-2 — в день обращения.
- Ведем графики отпусков, приказы на отпуск, больничные, командировки, премии и дисциплинарные взыскания.
- Сдаем ЕФС-1 и уведомления в СФР и военкомат: не позднее следующего рабочего дня после кадрового события.
- Разрабатываем и обновляем локальные акты: ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание, приказы на год.
- Ведем воинский учет и бронирование: карточки, списки, сверки с военкоматом — без штрафов по ст. 21.5 КоАП.
- Восстанавливаем кадровый учет с нуля: воссоздаем приказы и договоры за прошлые периоды, готовим пакет к проверке ГИТ.
Обсудим вашу задачу? Первая консультация — бесплатно. Получить консультацию
“За 12 лет практики в Томске я видела одну и ту же картину: кадры дотягивают до проверки, а потом восстанавливают документы задним числом. Ведите учет ровно — это дешевле, чем один раз заплатить штраф и переделывать годовой архив.”
Почему выбирают «Бухсферу»
К нам приходят компании, которым надоело тушить пожары: то приказ потерялся, то сотрудник ушел без расчета, то пришло требование из СФР. Мы ведем кадры с 2016 года в Томске и по всей России, поэтому видим типовые ошибки до того, как их найдет инспектор. Плюс полный цикл в одном месте: кадры, бухгалтерия, налоги и юрист.
Кадровик и юрист
За ваш учет отвечает профильный специалист, а сложные ситуации — увольнение по статье, сокращение, проверка ГИТ — разбирает юрист по трудовому праву. Сроки закреплены в договоре.
Проверки без штрафов
Ведем документы по чек-листам ГИТ, держим календарь ЕФС-1 и воинского учета. Если инспектор уже пришел — представляем интересы и готовим ответы на требования.
Часто задаваемые вопросы
Собрали то, что чаще всего спрашивают директора и предприниматели перед началом работы. Если вашего вопроса нет — позвоните, ответим по вашей ситуации.
Для компаний до 10 сотрудников — от 5 000 ₽ в месяц, до 30 человек — от 8 000 ₽, дальше считаем по количеству кадровых событий. Разовые задачи тоже возможны: разработать пакет локальных актов — от 15 000 ₽, восстановить учет за прошлый год — от 25 000 ₽, подготовить документы к проверке ГИТ — от 12 000 ₽. В стоимость входит работа специалиста, шаблоны, хранение сканов и консультации по телефону. Точную цену называем после короткого разговора: она зависит от числа сотрудников, текучки и того, в каком состоянии документы сейчас.
И с ООО, и с ИП, и с некоммерческими организациями. Кадровый учет нужен всем, у кого есть наемные сотрудники: ИП с работниками обязан вести те же документы, что и ООО, включая ЕФС-1, личные карточки и воинский учет. Отдельно берем компании с обособленными подразделениями и сотрудниками на удаленке в других регионах. Ограничений по отрасли нет: производство, торговля, IT, стройка, медицина, общепит. Единственное условие — действующий бизнес и хотя бы один оформленный сотрудник или планы его оформить.
Нет. Если у вас уже стоит 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия — работаем в ней, нам нужен доступ по ролям или удаленное подключение. Если программы нет, ведем учет в облачном сервисе «Бухсферы»: вы в любой момент получаете документы на почту или выгрузкой в Excel. Лицензии покупать не нужно, они входят в стоимость. Электронную подпись для ЕФС-1 и уведомлений оформляем на руководителя или на нашу компанию по доверенности — как удобнее вам. Сканы и оригиналы храним в порядке, который пройдет любую проверку.
Подписывает руководитель как единственное уполномоченное лицо — мы готовим документы под подпись и присылаем на согласование. Если вы хотите снять с директора рутину, оформляем приказ о возложении обязанностей на специалиста «Бухсферы» или доверенность с правом подписи кадровых документов. Тогда приказы, трудовые договоры и уведомления подписываем мы, а вы утверждаете ключевые решения: прием, увольнение, оклад, премию. Такую схему выбирают 8 из 10 клиентов — это быстрее и не отвлекает директора на бумаги.
Да. Дистанционщиков оформляем по ТК РФ с учетом их региона: районные коэффициенты, дополнительный отпуск, электронный документооборот. Воинский учет ведем по месту регистрации компании: заполняем карточки, ведем списки граждан, подлежащих воинскому учету, готовим отчеты и отвечаем на запросы военкомата. Сроки жесткие — часто 5 дней на сведения, поэтому все кадровые события у нас сразу попадают в календарь. Если сотрудник работает в Томске, а компания зарегистрирована в другом субъекте, подскажем, куда и как сдавать сведения.
Сначала считаем масштаб: смотрим приказы, договоры, выплаты и определяем, какие сведения не поданы. Затем готовим корректирующие ЕФС-1 и подаем их в СФР — за периоды, когда это еще возможно, и с пояснениями. За опоздание со сведениями по кадровым событиям штрафуют на 300–500 ₽ за каждого сотрудника по ст. 17 закона 27-ФЗ, поэтому тянуть не стоит. Параллельно приводим в порядок приказы и карточки, чтобы данные в документах и в отчетности совпадали. Практика показывает: 2–3 недели работы — и отчетность чистая.
Чаще всего это проверка по жалобе или выездной визит по плану. Инспектор запрашивает трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, ПВТР, положение об оплате труда, график отпусков, книгу учета движения трудовых книжек, расчетные листки и данные СОУТ. Мы собираем пакет по чек-листу, проверяем каждую дату и устраняем расхождения заранее. Если проверка уже идет — представляем интересы по доверенности, готовим ответы на требования и возражения. Готовим компанию и к документарной, и к выездной форме.
Стандартный срок — один рабочий день, а если нужно сегодня, делаем за 2–3 часа. Трудовой договор должен быть подписан до начала работы, приказ о приеме — в день подписания договора, а ЕФС-1 сдается не позднее следующего рабочего дня. Заявку удобнее присылать в мессенджер: ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС, должность, оклад, дата выхода. Дальше вы получаете готовый комплект: договор, приказ, личную карточку Т-2, запись в трудовую книжку или сведения в ЭТК. Останется только подписать и ознакомить сотрудника.
Если проверяющие увидят признаки трудовых отношений — режим работы, подчинение, ежемесячную оплату, — договор переквалифицируют. Последствия для юрлица: штраф 50 000–100 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП, доначисление НДФЛ и взносов, пени, плюс требование оформить трудовой договор и выплатить компенсацию за задержку. Повторное нарушение — 100 000–200 000 ₽ или дисквалификация директора до 3 лет. Поэтому мы заранее смотрим договоры ГПХ и говорим, где схема безопасна, а где человека лучше оформить в штат.
Новые документы присылаете в мессенджер или на рабочую почту, крупные архивы — курьером по Томску или через файлообмен. Оригиналы храним в офисе «Бухсферы» в сейфе по описи либо отдаем вам по акту — как скажете. Все сканы подшиваем в электронную папку по сотрудникам, доступ у вас в любой момент. По запросу забираете весь архив в течение одного рабочего дня. Такой порядок снимает классическую проблему: перед проверкой никто не ищет приказ пятилетней давности.
В абонентскую плату входит вся текущая работа: прием и увольнения, отпуска, больничные, приказы, ЕФС-1, воинский учет, консультации и обновление шаблонов при изменениях закона. Дополнительно оплачиваются только разовые крупные задачи: разработка локальных актов с нуля, восстановление учета за прошлые годы, сопровождение проверок и судов, организация СОУТ и медосмотров. Все это фиксируем в договоре с перечнем и ценой — сюрпризов в счете не будет. Цену считаем за компанию, а не за каждую бумажку.
