Проверка кадрового учета — это аудит всех кадровых документов компании: от трудовых договоров и приказов до табелей, графиков отпусков и личных карточек. Заказывают её в Томске директора ООО, у которых штат вырос с трех человек до тридцати, а кадровик так и не появился: документы ведет бухгалтер по остаточному принципу. Или ИП, которые только выходят на наем сотрудников и боятся наделать ошибок с первого дня. Мы смотрим, что реально лежит в папках и в 1С, сверяем с ТК РФ и показываем слабые места до того, как их найдет инспектор.
Почему это стоит сделать сейчас? Штрафы за кадровые нарушения выросли, а проверки ГИТ снова идут по графику — в Томске инспекторы приходят и в небольшие ООО с десятью сотрудниками. Одна жалоба уволенного работника запускает внеплановую проверку, и тогда инспектор читает каждый документ. Если трудовой договор составлен по шаблону из интернета, СЗВ-ТД подается с опозданием, а с приказами работников не знакомили под подпись — это уже нарушения. Разбираться с ними постфактум дороже: штрафы, доначисления, суды с сотрудниками. Проверка заранее стоит в разы дешевле.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Мы смотрим кадровый учет целиком, а не выборочно: от приказа о приеме до сдачи отчетности в СФР и военкомат. Проверяем, как документы оформлены, как хранятся и совпадают ли они с тем, что реально происходит в компании. Ниже — что именно входит в работу. Если чего-то из списка у вас нет, это тоже результат: значит, документ нужно создать.
- Проверяем трудовые договоры, допсоглашения и договоры ГПХ: соответствие ТК РФ, обязательные условия, сроки выплат.
- Смотрим приказы по личному составу, личные карточки Т-2, трудовые книжки и сведения в СЗВ-ТД — ищем расхождения.
- Проверяем график отпусков, табели рабочего времени, расчеты отпускных и больничных, даты выплаты зарплаты.
- Анализируем ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание и локальные акты, с которыми знакомят под подпись.
- Проверяем воинский учет: карточки, списки, приказы, сверки и отчетность в военкомат.
- Отдаем отчет с перечнем нарушений, оценкой риска и планом исправления — по шагам, с шаблонами документов.
Проверим кадровые документы и покажем слабые места? Получить консультацию
“За 12 лет практики в Томске мы чаще всего находим одно и то же: приказы о приеме есть, а ознакомления нет, трудовые договоры — с типовыми формулировками из интернета. Это не мелочи: именно такие документы инспектор ГИТ собирает первыми.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не продаем часы и не растягиваем работу. Проверку ведет главный бухгалтер с кадровой практикой, а не стажер, — поэтому в отчете вы видите не общие слова, а конкретные документы, которые нужно переделать. За каждым клиентом закреплен один специалист: он отвечает на звонки, помнит историю и не переспрашивает одно и то же по три раза. Если после проверки остаются вопросы, отвечаем на них бесплатно в течение месяца.
Кадровик и бухгалтер в одном лице
Проверку ведет специалист, который сам сдавал отчеты в СФР, вел воинский учет и проходил проверки ГИТ. Он видит ошибку там, где стажер пролистает документ и пойдет дальше.
Понятный план исправления
В отчете — не список страшных нарушений, а очередность действий: что переделать на этой неделе, что подождет, какие шаблоны взять. Директор читает и понимает, кому что поручить.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и бухгалтеры перед заказом проверки кадрового учета.
Стоимость зависит от численности сотрудников и количества документов. Для компании до 15 человек проверка стоит от 25 000 рублей, от 15 до 50 человек — от 40 000 рублей, свыше 50 считаем индивидуально. В цену уже входит выезд в офис в Томске, работа с 1С или бумажными папками, письменный отчет и консультация по исправлению. Дополнительно оплачивается только восстановление документов, которых нет, — если вы решите заказать его у нас.
От 3 до 10 рабочих дней. Компанию до 20 человек мы проверяем за 3–5 дней, штат 50+ требует до двух недель: там больше приказов, личных карточек и табелей. Срок стартует с момента, когда мы получили документы. Если у вас проверка ГИТ уже назначена, скажите об этом сразу — включаем режим срочности и работаем за 2–3 дня, но это дороже примерно на 30%.
Нужен весь кадровый блок: трудовые договоры и допсоглашения, приказы по личному составу, личные карточки Т-2, трудовые книжки, график отпусков, табели, ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание, журналы ознакомления, документы по воинскому учету. Подойдут сканы или выгрузка из 1С — бумажные папки смотреть не обязательно. Если чего-то нет, так и напишите: отсутствие документа мы тоже зафиксируем в отчете.
Вы получите отчет: что нарушено, какая норма ТК РФ или КоАП это подтверждает, чем грозит и как исправить. Дальше два варианта. Первый — исправляете сами по нашему плану и шаблонам, мы на связи и отвечаем на вопросы. Второй — поручаете исправление нам: готовим приказы, допсоглашения, локальные акты, вносим записи в трудовые книжки. Штраф можно снизить или избежать: главное — успеть до инспектора.
Да, это половина наших клиентов. Кадры ведет бухгалтер или сам директор, документы лежат вперемешку в папках и в 1С. Мы не читаем морали — просто разбираем, что есть, и показываем, что нужно доделать. Часто после проверки клиенты берут у нас кадровое сопровождение: 15 000–25 000 рублей в месяц в зависимости от численности штата.
Да, это отдельный блок. Смотрим личные карточки военнообязанных, списки, отметки в трудовых книжках, сверки с военкоматом, отчетность и приказы о назначении ответственного. С 2023 года требования ужесточили, а штрафы для организаций доходят до 400 000 рублей. Отдельно проверяем, подаете ли вы сведения об изменении учетных данных в военкомат в нужные сроки.
По статье 5.27 КоАП РФ компания платит от 30 000 до 200 000 рублей в зависимости от нарушения, директор — от 1 000 до 30 000, при повторном нарушении его могут дисквалифицировать на срок до трех лет. Отдельно — восстановление работника через суд: если в договоре нет обязательных условий или зарплата платится в конверте, суд встанет на сторону сотрудника. Плюс доначисления НДФЛ и страховых взносов.
Да. Если офис не в Томске или вы не хотите пускать нас в кадровые папки, работаем через защищенный обмен: вы выгружаете сканы или 1С, мы проверяем и созваниваемся по видео. Качество не меняется — разница только в том, что часть документов придется сканировать вам. Выезд по Томску бесплатный, в районы области — по договоренности.
Да, письменный отчет на 15–40 страниц: перечень нарушений по каждому блоку, ссылки на нормы, оценка риска в рублях и план исправления с очередностью. К отчету прикладываем шаблоны приказов, допсоглашений, ПВТР и журналов. Документ можно использовать как внутренний план работы или показать юристу. Второй экземпляр — краткая выжимка на 2 страницы для директора.
Да. Типичная картина: нет личных карточек Т-2, журналов ознакомления, приказов об отпусках, а трудовые договоры остались в старой редакции. Восстанавливаем по табелям, расчетным ведомостям и данным СЗВ-ТД — аккуратно, без выдумывания фактов. Это отдельная работа, ее стоимость считаем после аудита, обычно от 15 000 рублей.
Раз в год — это минимальная гигиена, особенно если штат меняется. Обязательно перед проверкой ГИТ, при смене кадровика или главного бухгалтера, при переходе на электронные трудовые книжки и после массовых увольнений. Если сотрудники появляются регулярно, разумнее взять кадровое сопровождение: тогда ошибки не накапливаются, а исправляются в моменте. Позвоните по 8 (800) 600 07 88 — подскажем, какой формат подойдет.
