Кадровый аудит — это проверка того, как в компании оформлены трудовые отношения: договоры и допсоглашения, приказы, личные карточки, графики отпусков, локальные акты, табели, воинский учёт, охрана труда. Мы проводим такой аудит в Томске для ООО, ИП с наёмными сотрудниками и небольших производств — то есть там, где кадровика в штате нет, а бумаги ведёт бухгалтер или сам директор по остаточному принципу. Боль обычно одна: документы существуют отдельно от реальности. Человек работает с первого дня, а договор подписан через месяц. Совмещение оформлено на словах. Отпуска идут по графику, которого никто не видел. Аудит показывает, где именно вы уязвимы, и что с этим делать.
Почему это важно именно сейчас. Кадровые штрафы давно перестали быть символическими: отсутствие письменного трудового договора — до 100 000 ₽, повторное нарушение — до 200 000 ₽, ошибки в воинском учёте — отдельные суммы по ст. 21.4 КоАП, плюс персональная ответственность директора. Добавьте сюда проверки по индикаторам риска, когда инспектор приходит по жалобе бывшего сотрудника, и суды, где работник с неоформленными документами почти всегда прав. Позиция «нас не проверяли десять лет» перестала работать: сейчас достаточно одного уволенного с обидой, чтобы получить предписание и восстановление на работе с выплатой среднего заработка за вынужденный прогул.
Что входит в услугу «Кадровый аудит»
Работаем по чек-листу на 180+ пунктов, а не «на глаз». Сначала собираем документы и сверяем их между собой и с отчётностью, затем с реальными людьми, должностями и окладами. Каждый найденный риск фиксируем письменно — с нормой и суммой возможного штрафа. Такой подход не оставляет места для общих слов вроде «в целом всё нормально, но доработайте».
- Проверяем трудовые договоры и допсоглашения: обязательные условия, оплата, режим, место работы, персданные
- Разбираем приказы по личному составу, личные карточки Т-2, штатное расписание и график отпусков
- Сверяем кадровые события с отчётностью ЕФС-1: приёмы, переводы, увольнения, поданные в срок
- Проверяем воинский учёт: списки, обязанности, сверки с военкоматом, документы по бронированию
- Смотрим охрану труда: СОУТ, обучение, инструктажи, медосмотры, порядок оформления несчастных случаев
- Готовим письменный отчёт: нарушения, нормы, суммы штрафов, план исправления и шаблоны документов
Позвоните по 8 (800) 600 07 88 или оставьте заявку — ответим за 15 минут. Получить расчёт стоимости
“За 14 лет практики я разобрала больше 300 кадровых архивов. В 9 из 10 компаний находятся ошибки, которые тянутся годами: договоры без условий оплаты, приказы задним числом, не сданный воинский учёт. Всё это тихо лежит в папках до первой проверки или жалобы.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не юристы-теоретики и не сервис по продаже шаблонов. Кадровый аудит для нас — часть бухгалтерской практики: мы видим, как кадры стыкуются с расчётами, ЕФС-1, СФР и налоговой, и знаем, что инспектор спросит первым. Отсюда конкретика вместо общих рекомендаций: сроки, суммы, готовые к подписи документы.
Практики, а не теоретики
Аудит ведут главный бухгалтер и кадровый аудитор с опытом сдачи проверок в Томске. Мы видели, как инспектор ГИТ читает трудовой договор, и знаем, за что реально штрафуют.
Отчёт с цифрами
Вы получаете не список замечаний, а таблицу: нарушение, норма, сумма риска и очерёдность исправления. Плюс шаблоны документов, которые останется только подписать.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и главбухи перед началом кадрового аудита. Если своего вопроса не нашли — просто позвоните, разберёмся за пару минут.
Цена складывается из численности сотрудников, количества обособленных точек и глубины проверки — смотрим мы только документы или ещё сверяем данные с 1С, табелями и отчётностью. Для компании до 15 человек аудит стоит от 25 000 ₽ и занимает 3–5 рабочих дней. Для 50–100 сотрудников — от 60 000 ₽, срок 7–10 дней. Точную смету фиксируем в договоре до начала работы: без «плюс-минус» и доплат по ходу проекта. Если скажете численность и сферу деятельности, назовём вилку цены за 10 минут разговора — 8 (800) 600 07 88.
Стандартный срок — 5–10 рабочих дней с момента, когда мы получили документы. Если делопроизводство ведётся в электронном виде и всё лежит в одном месте, справляемся за 3–4 дня. Отдельный режим — срочный аудит, когда уже пришло уведомление о проверке ГИТ или поступила жалоба сотрудника: тогда работаем 48 часов и смотрим в первую очередь то, что спросят на входе — договоры, приказы, табели, расчёты. График согласуем заранее и стараемся не растягивать: у нас нет привычки держать проект месяцами.
Письменный отчёт. Внутри — таблица нарушений с указанием конкретного документа, нормы (статья ТК РФ, приказ, статья КоАП) и размера штрафа, который грозит за каждое. Дальше пошаговый план исправления: что делать, кто отвечает, в какой срок. Отдельным блоком — шаблоны недостающих документов и корректные формулировки для тех, что нужно переделать, плюс перечень бумаг, которые обязательно запросят на проверке ГИТ или при запросе СФР. Отчёт делаем в формате, понятном директору: выводы сверху, детали в приложениях.
По желанию. Сам аудит — это диагностика. Но 8 из 10 клиентов просят сразу закрыть нарушения, чтобы не возвращаться к теме через полгода. Берём на себя оформление трудовых договоров и допсоглашений, приказов, локальных актов, личных карточек, приводим в порядок ЕФС-1 и воинский учёт. Стоимость восстановления считаем отдельно после отчёта — по фактическому объёму, а не «на глаз» до начала. Дальше, если нужно, ведём кадры на абонентском обслуживании.
Смысл есть, и часто именно у небольших компаний. Штрафы по ст. 5.27 КоАП не зависят от размера бизнеса: отсутствие письменного трудового договора — до 100 000 ₽, повторное нарушение — до 200 000 ₽. У малого бизнеса обычно провалено самое базовое: в договорах нет условий оплаты и режима, графика отпусков не существует, совмещения оформлены на словах, воинский учёт не сдан. Проверить пять человек стоит недорого, а снимает риск на сотни тысяч рублей и нервы при первой же жалобе.
Да, это логичное продолжение работы. Многие клиенты в Томске приходят за разовой проверкой, а остаются на абонентском ведении кадров: оформляем приёмы, переводы и увольнения, ведём графики отпусков и табели, сдаём ЕФС-1 и отчётность по воинскому учёту, консультируем по трудовым вопросам в течение рабочего дня. Абонентка выходит дешевле, чем зарплата кадровика с налогами и рабочим местом, и вы не зависите от отпуска или больничного одного конкретного человека.
Основная команда и эксперты находятся в Томске, поэтому с местными компаниями работаем и очно: приезжаем в офис, разбираем архив, общаемся с директором и главбухом лично. Документы принимаем и удалённо — обмен через защищённую папку, созвоны по видео, при необходимости подключаем курьера. Для иногородних клиентов качество работы не меняется, отличается только способ передачи бумаг и формат встреч.
Смотрим все кадровые блоки: трудовые договоры и допсоглашения, приказы по личному составу, личные карточки Т-2, штатное расписание, график отпусков, локальные акты (ПВТР, положения об оплате труда, о персданных, о разъездном характере работы), табели учёта рабочего времени, расчёты с сотрудниками, уведомления и отчётность в СФР и ФНС, документы по охране труда и воинскому учёту. Проверяем не только наличие бумаг, но и совпадение с реальностью: должности, оклады, режим работы, даты приёма и переводов.
Успеем, для этого есть срочный режим. За 48 часов смотрим то, что запрашивают в первую очередь: трудовые договоры, приказы, табели, личные карточки, расчёты, поданные уведомления. По итогам выдаём список «что подписать и допечатать сегодня», помогаем собрать документы для представления инспектору и объясняем, как корректно отвечать на вопросы. Полностью вычистить годы запущенного делопроизводства за два дня невозможно — но снять часть рисков и заметно снизить размер штрафа реально.
Нет, если вы сами не решите иначе. Аудит идёт по документам: мы не опрашиваем персонал, не рассылаем писем и не устраиваем анкетирование. Сотрудников знакомят только с теми локальными актами, которые нужно доработать, — это стандартная процедура, а не признак проверки. Если потребуется сверка с табелями или уточнения по людям, работаем через одного человека с вашей стороны: кадровика, бухгалтера или вас лично.
Мы гарантируем корректность проверки и соответствие рекомендаций нормам на дату отчёта: каждая позиция подкреплена ссылкой на статью ТК РФ, приказ или статью КоАП. А вот обещать «ГИТ к вам не придёт» честно не может никто: инспектор способен найти придирку даже в аккуратных бумагах, особенно при проверке по жалобе. Зато после аудита у вас на руках документы, план и аргументы. На практике это снижает размер штрафов в разы, потому что нарушения устраняются заранее, а не в процессе проверки.
